Third party code of conduct

Third Party Code of Conduct, marraskuu 2023 (pdf)

Code of Conduct -toimintaperiaatteet yhteistyökumppaneille

Orion Oyj (“Orion”), mukaan lukien sen konserniyhtiöt, on suomalainen lääkeyhtiö – hyvinvoinnin rakentaja, joka toimii maailmanlaajuisesti. Kehitämme, valmistamme ja markkinoimme ihmis- ja eläinlääkkeitä sekä lääkkeiden vaikuttavia aineita. Hyvinvointia tukevat itsehoitotuotteemme auttavat ihmisiä huolehtimaan itsestään joka päivä.

Vastuullisuus ohjaa kaikkea toimintaamme. Sisäisten Code of Conduct -toimintaperiaatteidemme ja yritysvastuuta koskevien johtamistapojemme pohjalta olemme laatineet itsellemme kriteerit, jotka kattavat eettiset toimintatavat, ihmisoikeudet, työsuhde-, työterveys-, työturvallisuus- ja ympäristöasiat sekä niihin liittyvät johtamisjärjestelmät. Jokaisen orionilaisen on toimittava näiden kriteerien mukaisesti. Olemme asettaneet itsellemme tiukat vaatimukset, joten katsomme, että Orionilla on oikeus edellyttää samaa yhteistyökumppaneilta, joiden kanssa toimimme. Tässä yhteydessä “yhteistyökumppani” tarkoittaa tyypillisesti tavaroiden ja palvelujen toimittajaa, mutta myös tuote-edustaja, jakelija, tukkuliike, lisenssinantaja, lisenssinsaaja tai myyntiyksikkö voi olla yhteistyökumppani. Jokaisen Orionin yhteistyökumppanin on noudatettava näitä Code of Conduct –toimintaperiaatteita yhteistyökumppaneille kaikessa liiketoiminnassaan, mukaan lukien mahdolliset lisätoiminnot kuten työntekijöiden majoitus, siltä osin kuin se tuottaa tavaroita ja palveluja Orionille sekä muissa liiketoimissa Orionin kanssa.

Orion on Pharmaceutical Supply Chain Initiative -verkoston (PSCI) jäsen. Tämä Code of Conduct – toimintaperiaatteet yhteistyökumppaneille on yhdenmukainen PSCI:n vastuullisen toimitusketjun hallinnan periaatteiden kanssa. Varmistaakseen näiden vaatimusten ja niitä koskevien määräysten noudattamisen Orionilla on oikeus tehdä tai valtuuttaa tekemään puolestaan tarkastuskäyntejä paikan päällä tai dokumentaation tarkastuksia ilmoitettuaan niistä kohtuullisessa ajoin etukäteen. Ottakaa yhteyttä, jos tarvitsette lisätietoja Code of Conduct toimintaperiaatteista yhteistyökumppaneille.

Hallinto- ja johtamisjärjestelmät

Hyvä hallintotapa ja johtamisjärjestelmät ovat perusta tässä Third Party Code of Conduct -toimintaohjeessa esitettyjen periaatteiden noudattamiselle. Yhteistyökumppanin on käytettävä asianmukaisia järjestelmiä riskien ja vaikutusten asialliseen ja huolelliseen tarkasteluun, lainsäädännön seurantaan, painopisteiden asettamiseen, vastuuttamiseen, riskien vähentämiseen sekä jatkuvan parantamisen ja vaatimustenmukaisuuden edistämiseen.

Kulttuuri, sitoutuminen ja vastuullisuus

Yhteistyökumppanin on osoitettava sitoutumisensa tässä asiakirjassa kuvattuihin käsitteisiin osoittamalla asianmukaiset resurssit ja nimeämällä vastuulliset johtavat työntekijät ja luomalla näin vastuullisen toimintakulttuurin.

Lakisääteiset ja asiakasvaatimukset

Yhteistyökumppanin on tunnistettava toimintamaissaan sovellettavat kansalliset ja kansainväliset lait ja määräykset, sekä noudatettava niitä. Third Party Code of Conduct -toimintaperiaatteiden vaatimukset voivat lisäksi olla tiukempia kuin kansallisen lainsäädännön vaatimukset. Mikäli Third Party Code of Conduct on ristiriidassa sovellettavien lakien tai määräysten kanssa, lakia sovelletaan ensisijaisena, ja sitä on noudatettava. Ristiriitatapauksissa Orionille on ilmoitettava asiasta viipymättä, ja Third Party Code of Conduct -toimintaperiaatteiden noudattamiselle etsitään vaihtoehtoisia tapoja. Yhteistyökumppanin on myös tunnistettava asiaankuuluvat tunnustetut standardit eli yleisesti hyväksytyt johtamisjärjestelmät ja noudatettava niitä sekä asiakkaidensa asettamia vaatimuksia

Riskienhallinta

Yhteistyökumppanilla on oltava mekanismit riskien määrittämiseksi ja hallitsemiseksi kaikilla alueilla, joita sovellettava sääntely ja tämä Third Party Code of Conduct koskee. Yhteistyökumppanilla on oltava käytössä muutoksenhallintaprosessi, jolla arvioidaan ja hallitaan muutosriskiä.

Jäljitettävyys ja valvonta

Yhteistyökumppanilla a on oltava käytössään järjestelmät, joilla se voi suorittaa omien toimitusketjujensa due diligence -tarkastuksen, mukaan lukien esimerkiksi raaka-aineiden lähteiden jäljitettävyys laillisen ja vastuullisen hankinnan mukaisesti.

Koulutus ja pätevyys

Yhteistyökumppanilla on oltava koulutusohjelma, jolla saavutetaan johdon ja työntekijöiden tietojen, taitojen ja kykyjen asianmukainen taso, jotta he voivat täyttää tässä Third Party Code of Conduct -toimintaperiaatteissa esitetyt odotukset.

Dokumentaatio

Yhteistyökumppanin on dokumentoitava toimintansa riittävällä tavalla, jotta se voi osoittaa noudattavansa näitä Third Party Code of Conduct -toimintaperiaatteita ja sovellettavaa sääntelyä.

Jatkuva parantaminen

Yhteistyökumppanin odotetaan kehittyvän jatkuvasti asettamalla tavoitteita ja toteuttamalla suunnitelmia. Yhteistyökumppanin on toteutettava tarvittavat korjaavat toimenpiteet sisäisissä tai ulkoisissa arvioinneissa, auditoinneissa, tarkastuksissa ja johdon arvioinneissa havaittujen puutteiden korjaamiseksi, mukaan lukien läheltä piti -tilanteiden ja vaaratilanteiden sekä vaaratilanteiden ennaltaehkäisyyn liittyvien tilaisuuksien kirjaaminen ja raportointi.

Hätätilanteisiin varautuminen ja reagointi

Yhteistyökumppanilla on oltava tehokkaat hätäsuunnitelmat ja -menettelyt, ja niiden toimivuus on testattava säännöllisesti. Testaus- ja reagointimenettelyiden on tarvittaessa sisällettävä tulipalon havaitseminen ja siltä suojautuminen, paloharjoitukset, evakuointiprosessit ja hätälaitteiden tarkastukset.

Ilmoituskanava

Yhteistyökumppanin on otettava käyttöön ilmoituskanava, joita sisäiset ja ulkoiset sidosryhmät voivat käyttää ilmoittaakseen huolenaiheista, laittomasta toiminnasta tai tämän Third Party Code of Conduct -toimintaperiaatteiden rikkomisesta työssä. Yhteistyökumppanilla on oltava avoin ja ymmärrettävä ilmoituskäytäntö, ja sen on tarjottava suojaa vastatoimilta, koston uhalta tai tosiasiallisilta kostotoimilta, pelottelulta tai häirinnältä sekä ilmoittajille että ilmoitusten tutkimiseen osallistuville henkilöille. Vastaanotetut ilmoitukset tulee dokumentoida ja työntekijöiden nimettömyyttä suojella.

Reagointi ja korjaaminen

Yhteistyökumppanin on tutkittava asianmukaisesti tässä asiakirjassa esitettyihin periaatteisiin liittyvät vaaratilanteet tai huolenaiheet, ryhdyttävä tarvittaviin korjaaviin toimiin ja kielteisten vaikutusten asianmukaiseen korjaamiseen silloin kun sitä edellytetään.

Tehokas viestintä

Yhteistyökumppanilla on oltava tehokkaat järjestelmät, joiden avulla se voi tiedottaa näistä Third Party Code of Conduct -toimintaperiaatteista asianomaisille sidosryhmille, kuten työntekijöilleen, alihankkijoilleen, tavaran- ja palveluidentoimittajilleen ja paikallisyhteisöilleen.

Eettisyys

Yhteistyökumppanin on toimittava vastuullisesti, eettisesti ja rehellisesti.

Potilasturvallisuus ja tiedonsaanti

Yhteistyökumppanin on varmistettava, että käytössä on asianmukaiset hallintajärjestelmät, joilla minimoidaan riski siitä, että sidosryhmien, kuten potilaiden, tutkittavien ja luovuttajien, oikeuksiin, mukaan lukien heidän oikeutensa terveyteen ja suoraan tiedonsaantiin, kohdistuisi haitallisia vaikutuksia.

Lahjonnan ja korruption torjunta

Kaikki korruption muodot, mukaan lukien lahjonta, kiristys ja kavallus, ovat kiellettyjä. Yhteistyökumppanin on varmistettava, että sen johto ja työntekijät tai sen puolesta toimivat Yhteistyökumppanit eivät lupaa, tarjoa, anna tai hyväksy lahjuksia tai maksa tai ota vastaan sopimattomia maksuja uuden liiketoiminnan saamiseksi tai olemassa olevan liiketoiminnan säilyttämiseksi, tai saadakseen muuta sopimatonta etua.

Yhteistyökumppani ei saa osallistua itse tai välillisesti minkäänlaiseen lahjonnan tai muun korruption käyttämiseen liiketoiminnassaan tai suhteissaan julkishallinnon edustajaan asiattoman edun saamiseksi. Yhteistyökumppanin on varmistettava, että sillä on käytössään riittävät menetelmät korruption estämiseksi ja varmistaakseen harjoittamaansa liiketoimintaan sovellettavien lakien noudattamisen, mukaan lukien Yhdysvaltain Foreign Corrupt Practices Act ja Iso-Britannian Bribery Act.

Lahjat ja kestitys

Yhteistyökumppani ei saa luvata, tarjota tai hyväksyä mitään lahjaa tai muuta, jolla on arvoa, hankkiakseen sopimattomia etuja tai vaikutusvaltaa itselleen, Orionille (mukaan lukien Orionin työntekijät, heidän perheenjäsenensä ja lähipiirinsä) tai muulle kolmannelle osapuolelle. Lahjojen määritelmään kuuluvat muun muassa etuudet, palkkiot, alennukset, välityspalkkiot, osingot, käteinen raha, palvelurahat, palvelulupaukset, kannustinpalkkiot ja muut vastaavat.

Yhteistyökumppani sitoutuu varmistamaan, että sen tarjoamat lahjat, vieraanvaraisuus ja kestitys ovat vaatimattomia ja tavanomaisesti liiketoimintaan liittyviä, että ne ovat sovellettavien lakien mukaisia ja että niiden laajuus, arvo ja toistuvuus ovat rajoitettuja. Käteisen rahan tai siihen rinnastettavien lahjojen, kuten lahjakorttien tarjoamista ei sallita. Yhteistyökumppani ei saa antaa lahjoja tai muita etuja tai kestitä Orionin työntekijän perheenjäseniä.

Kauppapakotteet

Yhteistyökumppanin on varmistettava, että se noudattaa kaikkia liiketoimintaansa sovellettavia tuonti- ja vientivalvontaa koskevia lakeja ja määräyksiä, mukaan lukien YK:n, EU:n, Iso-Britannian tai Yhdysvaltojen viranomaisten asettamat kansainväliset kauppapakotteet.

Yhteistyökumppanin on ilmoitettava Orionille ilman tarpeetonta viivytystä kaikista 1) vaatimuksenmukaisuuspuutteistaan kansainvälisten kauppapakotteiden tai -rajoitusten noudattamisessa, 2) pakotteiden noudattamista koskevista tutkinnoista, joiden kohteeksi se joutuu, ja 3) yhteistyökumppanin Orionille toimittamia tuotteita, ohjelmistoja ja teknologiaa koskevista vientivalvonta- ja lisenssivaatimuksista. Yhteistyökumppanin on pyydettäessä toimitettava Orionille tiedot sille toimittamiensa tuotteiden valmistuspaikasta sekä alkuperäselvitys.

Reilu kilpailu

Yhteistyökumppanin on harjoitettava liiketoimintaansa reilun kilpailun ja kaikkien sovellettavien kilpailulakien mukaisesti. Yhteistyökumppani sitoutuu noudattamaan reiluja liiketoimintatapoja, joihin sisältyy tarkka ja totuudenmukainen mainonta.

Eläinten hyvinvointi

Mikäli yhteistyökumppani käyttää toiminnassaan eläimiä, niitä on kohdeltava asianmukaisesti kunnioittaen ja niille aiheutuva kipu ja stressi on minimoitava. Ennen kokeita tulee selvittää, voidaanko ne suorittaa ilman eläimiä, voidaanko kokeissa käytettävien eläinten määrää rajoittaa ja kuinka niille aiheutuva haitta voidaan minimoida. Vaihtoehtoisia menetelmiä tulisi käyttää aina kun tieteellisesti validoituja ja viranomaisten hyväksymiä vaihtoehtoja on tarjolla.

Tietosuoja ja tietoturva

Yhteistyökumppanin on suojattava luottamukselliset tiedot ja käytettävä niitä ainoastaan asianmukaisesti sen varmistamiseksi, että yrityksen, työntekijöiden, potilaiden, tutkittavien ja luovuttajien yksityisyyden suoja on turvattu. Yhteistyökumppanin on noudatettava sovellettavia yksityisyyttä ja tietosuojaa koskevia lakeja ja varmistettava henkilötietojen suojaaminen, turvallisuus ja laillinen käyttö.

Eturistiriitojen välttäminen ja hallinta

Yhteistyökumppanin on noudatettava riittävää huolellisuutta eturistiriitojen tunnistamiseksi, välttämiseksi ja hallitsemiseksi. Yhteistyökumppanin on erityisesti vältettävä kaikkea sellaista vuorovaikutusta Orionin työntekijöiden kanssa, joka voi olla tai näyttää olevan ristiriidassa kyseisen työntekijän velvollisuuden kanssa toimia Orionin etujen mukaisesti. Yhteistyökumppanin on ilmoitettava Orionille kaikista eturistiriidoista tai tilanteista, jotka antavat vaikutelman eturistiriidasta sen ja Orionin välisessä suhteessa.

Tuotteiden suojaus ja laatu

Yhteistyökumppanin on varmistettava, että hallinto- ja turvajärjestelmät suojaavat tuotteita, sen komponentteja ja ainesosia erilaisen väärentämisen tai laittomaan jälleenmyyntiin tähtäävän varkauden riskeiltä.

Ihmisoikeudet

Yhteistyökumppanin on kunnioitettava sisäisten ja ulkoisten sidosryhmiensä ihmisoikeuksia ja kohdeltava heitä arvokkaasti ja kunnioittavasti. Yhteistyökumppanin tulee sitoutua noudattamaan ja kunnioittamaan ihmisoikeuksia, kuten YK:n yrityksiä ja ihmisoikeuksia koskevia ohjaavia periaatteissa on kuvattu (United Nations Guiding Principles on Business and Human Rights, UNGPs). YK:n ohjaavien periaatteiden mukaan ihmisoikeuksien vähimmäistaso perustuu kansainvälisen ihmisoikeusasiakirjan ja Kansainvälisen työjärjestön (ILO) työelämän perusperiaatteiden ja -oikeuksien julistuksen mukaisiin oikeuksiin.

Vapaaseen valintaan perustuva työ

Yhteistyökumppani ei saa käyttää pakkotyövoimaa, velkaorjuutta, orjatyövoimaa, vankeja, jotka on pakotettu työhön, eikä osallistua ihmiskauppaan tai muuhun nykyaikaiseen orjuuteen. Kukaan työntekijä ei saa maksaa työstä eikä häneltä saa evätä liikkumisvapautta.

Lapsityövoima ja nuoret työntekijät

Yhteistyökumppani ei saa käyttää lapsityövoimaa, eli se ei saa missään olosuhteissa työllistää henkilöitä, jotka ovat ikänsä puolesta alle laillisen vähimmäisiän. Alle 18-vuotiaita nuoria työntekijöitä saa palkata vain, jos työstä ei aiheudu heille vaaraa, ja vain silloin, kun nuori työntekijä voi ikänsä puolesta tehdä kyseisessä maassa laillisesti töitä tai on ylittänyt oppivelvollisuusiän.

Yhdenvertaisuus

Yhteistyökumppanin on tavoiteltava tasa-arvoa ja huolehdittava siitä, ettei työympäristössä ole esimerkiksi rotuun, ihonväriin, ikään, raskauteen, sukupuoleen, seksuaaliseen suuntautumiseen, etniseen alkuperään, vammaisuuteen, uskontoon, poliittiseen mielipiteeseen, ammatilliseen järjestäytymiseen, siviilisäätyyn tai muuhun ominaisuuteen perustuvaa syrjintää.

Oikeudenmukaisuus

Yhteistyökumppanin on tarjottava työympäristö, jossa ketään ei häiritä tai kohdella epäkunnioittavasti tai epäinhimillisesti. Tällainen kohtelu käsittää seksuaalisen häirinnän ja hyväksikäytön, ruumiilliset rangaistukset, henkisen tai fyysisen pakottamisen ja solvaamisen tai näillä toimilla uhkailun.

Palkanmaksu, työsuhde-edut ja työaika

Yhteistyökumppanin on maksettava työntekijöilleen vähintään lakisääteinen ja työsopimuksen mukainen palkka, mukaan lukien mininimipalkat ja ylityökorvaukset sekä tarjottava heille vähintään lakisääteiset työsuhde-edut. Yhteistyökumppanin on ilmoitettava työntekijälle hyvissä ajoin, millä perusteella hänelle maksetaan korvausta. Ylityön on oltava vapaaehtoista ja noudatettava kansallisia ja kansainvälisiä normeja. Yhteistyökumppanin odotetaan ilmoittavan työntekijälle, vaaditaanko ylityötä ja millainen palkka siitä maksetaan.

Yhdistymisvapaus ja oikeus työehtosopimusneuvotteluihin

Työpaikalla syntyvät ongelmat ja palkkakysymykset tulisi ratkaista avoimen viestinnän ja vuoropuhelun (sosiaalisen dialogin) keinoin. Yhteistyökumppanin on kunnioitettava työntekijöidensä lakisääteisiä oikeuksia vapaaseen järjestäytymiseen, ammattiliittoihin liittymiseen tai liittymättömyyteen, edunvalvontaan, työpaikkaneuvostojen jäseninä toimimiseen ja työehtosopimusneuvotteluihin. Jos yhdistymisvapautta ja kollektiivista neuvotteluoikeutta rajoitetaan lailla, työnantaja helpottaa eikä estä rinnakkaisten riippumattomien ja vapaiden yhdistymis- ja neuvottelukeinojen kehittämistä. Työntekijöiden on voitava kommunikoida avoimesti johdon kanssa työoloista ilman pelkoa kostotoimista.

Paikalliset yhteisöt

Yhteistyökumppanin on kunnioitettava toimipaikkojaan ympäröivien paikallisyhteisöjen oikeuksia, mukaan lukien oikeus puhtaaseen ja terveelliseen ympäristöön.

Työterveys ja työturvallisuus

Yhteistyökumppanin on tarjottava turvallinen ja terveellinen työympäristö, sitouduttava työtapaturmien ja ammattitautien ehkäisyyn ja tuettava työntekijöiden hyvinvointia. Yhteistyökumppanilla on oltava käytössä prosessi, jolla tunnistetaan, arvioidaan ja joko poistetaan, minimoidaan tai hallitaan sen toimintaan liittyvät mahdolliset työterveys- ja työturvallisuusvaarat ja -riskit. Terveys- ja turvallisuustoimenpiteet on ulotettava koskemaan yhteistyökumppanin toimipaikoilla toimivia urakoitsijoita ja aliurakoitsijoita.

Työympäristön turvallisuus

Työympäristön turvallisuuden varmistamiseksi on laadittava riittävät riskinarviointi- ja pelastussuunnitelmat. Mahdollisiin vaaroihin ja riskeihin, erityisesti vaarallisiin materiaaleihin – mukaan lukien lääkeyhdisteet ja lääkkeiden välituotteet – liittyvien turvallisuustietojen on oltava saatavilla ja niitä on käytettävä työntekijöiden perehdyttämiseen ja kouluttamiseen sekä suojelemiseen vaaroilta. Yhteistyökumppanin on osoitettava hyvää siivouskäytäntöä ja turvallisuuskulttuuria. Erityistä huomiota on kiinnitettävä riskialttiisiin tehtäviin ja koneiden turvalliseen käyttöön. Tarvittaessa on otettava käyttöön työlupajärjestelmä.

Työntekijöiden suojelu, terveys ja hyvinvointi

Yhteistyökumppanin on suojeltava työntekijöitä liialliselta altistumiselta kemiallisille, biologisille ja fysikaalisille vaaroille. Työntekijöiden turvallisuuden, terveyden ja hyvinvoinnin tukemiseksi on tarjottava asianmukaiset suojaimet, laitteet, tilat ja palvelut. Työtapaturmien ja ammattitautien ennaltaehkäisemiseksi, hallitsemiseksi ja valvomiseksi on oltava käytössä asianmukaiset menettelyt. Riskinarvioinnin perusteella on tarvittaessa toteutettava seuraavat: lääketieteellinen seuranta, työntekijöiden terveyden seuranta ja altistumisen seuranta. Asianmukaiset henkilönsuojaimet on oltava saatavilla tarvittaessa, ja niiden asianmukainen käyttö on varmistettava.

Prosessin turvallisuus

Jos yhteistyökumppani työskentelee kemiallisten ja biologisten prosessien parissa, sillä on oltava käytössään hallintaprosessit, joiden avulla voidaan tunnistaa näistä prosesseista aiheutuvat riskit ja ehkäistä, lieventää ja hallita kemiallisten tai biologisten aineiden katastrofaalista vapautumista.

Ympäristö

Yhteistyökumppanin on toimittava ympäristövastuullisella ja -tehokkaalla tavalla minimoidakseen haitalliset ympäristövaikutukset ja auttaa omia toimittajiaan toimimaan samalla tavalla. Yhteistyökumppania kannustetaan säästämään luonnonvaroja, vähentämään kasvihuonekaasupäästöjä, ylläpitämään luonnon monimuotoisuutta ja puhtaan veden saatavuutta, sekä minimoimaan ja valvomaan vaarallisten materiaalien käyttöä.

Ympäristöluvat ja raportointi

Yhteistyökumppani on tiukasti noudatettava toimintaansa koskevaa ympäristölainsäädäntöä ja muita määräyksiä. Yhteistyökumppanin on hankittava kaikki tarvittavat ympäristöluvat ja rekisteröinnit ja noudatettava niihin sisältyviä toimintaa ja raportointia koskevia velvoitteita sekä rajoituksia.

Jätteet ja päästöt

Kaikki jätteet ja jätevedet sekä muut päästöt, joilla voi olla haitallisia vaikutuksia ihmisten tai ympäristön terveyteen, on hallittava, valvottava ja käsiteltävä asianmukaisesti ennen niiden päästämistä ympäristöön. Tähän kuuluu myös aktiivisten lääkeaineiden päästöjen hallinta ympäristöön (PiE).

Ilmastonmuutos

Yhteistyökumppanin on seurattava ja vähennettävä kasvihuonekaasupäästöjään ja tuettava toimittajiaan tekemään samoin.

Resurssitehokkuus

Yhteistyökumppanin on pyrittävä kierrätykseen, jätteiden poistamiseen, tehokkuuden parantamiseen ja resurssien, myös veden, kulutuksen vähentämiseen suosimalla uusiutuvia ja vastuullisia lähteitä. Yhteistyökumppanin on myös edistettävä uudelleenkäyttöä ja kierrätystä.

Luonnon monimuotoisuuden säilyttäminen

Yhteistyökumppanin on pyrittävä ymmärtämään vaikutuksensa luonnon monimuotoisuuteen ja pienentämään ja lieventämään ympäristövaikutuksiaan aina kun se on mahdollista.